第三章　公文格式

　　第四章　行文规则

　　第五章　公文办理

　　第六章　公文立卷、归档和销毁

　　第七章　附则

　　机关务部门、各附属机构，中保财产保险有限公司、中保人寿保险有限公司、中保再保险有限公司：现将《中国人民保险（集团）公司公文处理办法》印发给你们，望遵照执行。

　　中国人民保险（集团）公司公文处理办法

　　第一章　总则

　　第一条　为使中国人民保险（集团）公司（以下简称中保集团）系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院办公厅1993年11月21日修订的《国家行政机关公文处理办法》（国办发〔1993〕81号），结合全系统的实际情况，制定本办法。

　　第二条　中保集团的公文是在经营管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，颁布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，联系商洽工作，开展业务，制定计划，报告情况，总结经验，记载活动的重要工具，是各级机构进行正常工作和活动的有效手段。

　　第三条　各级公司的办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作。

　　第四条　办公室和各部门应根据工作需要配备专职或兼职人员负责公文处理工作。专职或兼职人员要树立为机关服务、为基层服务、为业务发展服务的思想，具有较好的文字水平和一定的专业知识，以认真负责的工作的态度，一丝不苟的工作作风和坚持原则、严守纪律的组织观念，努力做好公文处理工作。

　　第五条　各级公司要端正对公文处理工作的认识，努力提高公文处理工作的效率和质量。

　　第六条　公文处理工作应贯彻党政分开的原则。凡属业务性和行政性工作不要以党组（委）名义行文；凡党内事务不以行政公文形式行文。

　　第七条　公文处理要做到及时、准确、安全、保密。公文由文秘人员统一收发，传递，催办、打印、用印、立卷、归档和销毁。

　　第八条　中保集团系统的公文处理办法由集团公司统一制定。子公司可根据中保集团的公文处理办法，并结合自身的实际情况制定实施细则。驻外机构的公文处理办法暂按现行办法执行。

　　第二章　公文主要种类

　　第九条　中保集团公文种类主要有：

　　（一）命令（令）

　　适用于依照有关法律规定发布行政或业务的规章制度；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机构不适当的决定。

　　（二）决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

　　（三）指示

　　适用于对下级机构布置工作，阐明工作活动的指导原则。

　　（四）通知

　　适用于批转下级机构的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机构办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

　　（五）公告、通告

　　公告适用于向国内外宣告重要事项或者法定事项。

　　通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　（六）通报

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

　　（七）报告

　　运用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

　　（八）请示

　　适用于向上级机构请求指示、批准。

　　（九）批复

　　适用于答复下级机构请示事项。

　　（十）函

　　适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。

　　（十一）会议纪要

　　适用于记载和传达会议情况和议定事项。

　　第三章　公文格式

　　第十条　中保集团的公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。

　　（一）发文单位应当写全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

　　（二）秘密公文应当由办文单位根据秘密程度分别标明绝密、机密、秘密，并按规定限定秘密期限，绝密、机密公文应当标明份数序号。

　　（三）紧急文件应根据紧急程度分别标明特急、急件；紧急电报应当分别标明特急、加急、平急.

　　（四）发文字号，包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。公司发文由办公室统一编号、用印，部门发文由本部门综合处或文书工作人员统一编号、用印。

　　（五）中保集团上报党中央、国务院的公文，应在首页注明签发人姓名；子公司上报集团公司的重要公文也应注明签发人姓名。

　　（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，包括公文主题和文种。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　　（七）公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。如果公文本身是专门颁发或转发某一文件的，则文末不必再写附件.

　　（八）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办单位加盖印章。联合下发的公文，联合发文单位都应当加盖印章。

　　（九）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，特殊情况以印发日期为准，电报，以发出日期为准。

　　（十）文件应根据文件内容标注主题词。

　　（十一）文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。

　　第十一条　公文用纸一般采用国际标准A4 型（长297毫米、宽210毫米），也可用16开型作为过渡（长260毫米、宽184毫米）。左侧装订。

　　第十二条　主题词、抄送单份、印发单位和时间打印在公文最后一页底端。

　　第四章　行文规则

　　第十三条　各级公司可以根据各自的隶属关系和职权范围行文，可以与当地政府的有关部门互相行文。

　　第十四条　同级机构可联合发文。上级公司的部门可以和下级公司联合行文。

　　第十五条　根据国务院的有关规定，中保集团在中央、国务院和各部委及直属机构开立公文户头，子公司一般不直接对中央、国务院行文。

　　第十六条　以中保集团名义上报下发的文件应由中保集团总经理或授权的副总经理签发。

　　第十七条　原则上实行逐级行文，但根据职责和工作需要，集团公司及其各部门可与子公司所辖分公司相互行文，并同时抄送有关子公司。

　　第十八条　集团公司、子公司的各部门均可对下行文。机关各处室不得对下行文。要建立核稿制度，并按公文的签发权限签发文件。

　　第十九条　子公司下发的重要文件应抄报中保集团。

　　第二十条　子公司各部门可就本部门职责范围内的工作向集团有关部门行文，何不能直接对集团公司报送文件。

　　第二十一条　请示应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机构。除特殊情况外，请示不得直接送个人。报告中不得夹带请示事项。

　　第二十二条　下级机构向上级机构报送请示时，涉及几个部门的，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。上级机构在批复下级机构的请示时，必要时应当抄送其他上级机构。

　　第二十三条　经批准在报刊上全文刊发的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文单位印制少量文本，供存档备查。

　　第五章　公文办理

　　第二十四条　公文处理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

　　第二十五条　公司收到的文件（署名部门的除外）统一由办公室办理。需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见送有关领导批示，或送有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。

　　第二十六条　承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职责范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由。

　　第二十七条　凡涉及其他部门的问题，主办单位应主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如经协商，有关方面意见仍不一致时，要如实反映情况，并附上不同意见。

　　第二十八条　公文催办、查办应做到：

　　（一）送领导人批示或者交有关部门办理的公文，由办公室负责催办、查办。力求做到不积压、不误传，防止漏办和延误。

　　（二）承办人员对承办的文件必须认真抓紧处理。特急件应随到随办。对不能及时处理或答复的文电，应先以电报、便函或联系单答复对方；需延时处理的应经有关领导批准，不得无故拖延。

　　（三）对重要文件，应当及时了解和反馈执行情况。

　　第二十九条　草拟公文应当做到：

　　（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。

　　（二）情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

　　（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。不要写去年、上月、昨天，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如1996不能写成96.

　　（四）结构层次序数，第一层为一，第二层为（一），第三层　为1，第四层为（1）.

　　（五）必须使用国家法定计量单位。

　　（六）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。

　　（七）草拟公文，要按规定填写发文专用纸，审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。

　　（八）草拟电报应坚持一事一电、明来明复、密来密复的原则，要注明发往地点、接收单位，文末要写明落款和日期，外文字母要大写。

　　（九）草拟、修改、审批和签发公文，一律用钢笔或毛笔，禁止用铅笔或圆珠笔等容易褪色、涂改的书写工具。书写要工整易认。不得在文稿装订线外书写。

　　第三十条　公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　第三十一条　关于报送文件的要求如下：

　　（一）明确公司和部门的工作职责，凡属职责范围内的事情，一律自行解决，不必向上级公司请示；凡可自行下达或与有关部门联合下达的文件，不要报请上级公司批转。

　　（二）以公司部门名义召开会议所形成的文件，上级公司一般不予批转，其中如有请示内容，应单独办理。

　　（三）中保集团报送文件的具体要求如下：

　　1.请示：中保集团向党中央、国务院的请示报送15份，接见外宾的请示报送5份。子公司向集团公司的请示报送3份，凡需集团公司有关部门批复或答复的，送有关部门办理；凡需集团公司批复或答复的，送集团公司办公室办理。

　　2.报告：中保集团向党中央、国务院的报告报送15份；子公司向集团公司的报告报送3份（总结性的和综合性的工作报告送集团公司办公室；单项报告送有关部门，重要的、涉及面大的同时抄送集团公司办公室）。

　　3.简报类：中保集团报送党中央、国务院30份；抄送有关部门1至2份；子公司报送集团公司5份（统一送集团公司办公室）。

　　4.条款、规章：中保集团报送国务院25份（规章）；子公司报送集团公司5份（送有关部门的由有关业务部门分送办公室2份）。

　　5.子公司抄送集团公司的文件，抄送办公室2份，由办公室分送有关部门1份。

　　第三十二条　公文应该由本单位领导签发。

　　（一）以中保集团名义发出的文件由总经理或副总经理签发。报送党中央、国务院以及发往系统的涉及全局性工作的文件由党组书记、总经理签发。

　　（二）公司党组文件，由党组书记、副书记或分管该项工作的党组成员签发，党组重要文件由书记签发。

　　（三）各部门的文件由部门总经理或副总经理签发，其中重要文件由总经理签发。

　　（四）拟稿人不能签发自己起草的文件。

　　第三十三条　公文送领导人签发之前，应当由办公室进行审核。以部门名义发文也应建立核稿制度。审核的重点是：

　　（一）是否需要行文，以及用哪级机构名义行文。

　　（二）是否符合党和国家的法律、法令、方针、政策和有关规定，同当前工作中心和其他有关文件有无矛盾、脱节，同公司已发布的文件有无矛盾和重复。

　　（三）解决问题的意见、办法、措施是否可行，涉及其他部门的问题，是否与有关部门、地区协商、会签。

　　（四）文字表达、文种使用、公文格式应符合本办法的有关规定，内容杂乱，文字过长的应进行加工修改；涂改勾划较乱的，应由经办人员清稿后再送领导审批。

　　第三十四条　上级单位的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经下一级机构负责人或办公室主任批准，可以翻印，翻印时，应当注明翻印的单位、时间、份数和印发范围。密码电报不得翻印、复制。

　　第三十五条　秘密公文收发和处理要做到：

　　（一）秘密文件按照保密要求传递、收发和处理，绝密文件必须由机要室统一收发和处理。

　　（二）传递秘密公文，必须采取保密措施，确保秘密安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

　　（三）转发秘密文件应注明相应的密级和期限，不得以文件形式回复或转发密码电报。

　　（四）严格管理密码电报，不准擅自抄录、复制。确因工作需要，经批准可将重点抄录在秘密记录本上，使用完毕立即上交。

　　第三十六条　印章使用应遵守以下规定：

　　（一）印章要确定专职部门和专职人员管理，使用印章要严格执行审批和登记制度。公司印章，必须由正、副总经理或办公室主任签字后方可使用；公司党组印章，必须由党组（委）成员签字后方可使用。例行报表加盖主管业务部门公章。

　　（二）公文盖章时必须检查原稿是否经过领导核签，联合发文的文头上，签发人署名是否标明等。印章要盖得清晰端正，严防错盖、漏盖，严禁在空白介绍信、空白奖状及空白纸上盖章。

　　第三十七条　打印、校对应做到：

　　（一）缮印的文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。

　　（二）缮印文件，一般应根据先急后平，先公文后资料的原则予以安排。如缓急程度相等，应按照先上报后下发，先公司发文后部门发文的顺序安排缮印。

　　（三）校对要准确无误，一般文件校对1至2次；重要文件应校对3次；上报文件和重要报表应由经办人亲自校对。校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动（不涉及内容的技术性问题除外）。

　　第三十八条　公文传递要准确、迅速、安全、保密，并要有严格缜密的登记手续。发出的公文要根据内容需要注明密级和缓急程度，带密级的文件通过机要通信传递，绝密件要在封皮上加盖密封戳。

　　第六章　公文立卷、归档和销毁

　　第三十九条　各级公司应根据《中华人民共和国档案法》和《中国人民保险公司档案管理办法》的规定，建立、健全立卷归档制度。各部门的综合部门负责做好并督促本部门各处、室的立卷归档工作。

　　第四十条　为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文（包括公文定稿、正本和有关材料）及时收集、整理、分类、立卷。

　　第四十一条　公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要正确反映公司主要政务、业务状况，有利于保管和利用。

　　第四十二条　联合办理的公文，主办单位将定稿和正本立卷归档，其他单位只保存正本。

　　第四十三条　案卷应准确确定保管期限，按照《中国人民保险公司档案管理办法》第三章第十五条规定，定期向档案部门移交，个人不得保存应当归档的公文。

　　第四十四条　没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

　　第七章　附则

　　第四十五条　本办法自1996年11月1日起施行，过去有关公文处理的规定与本办法不一致的，以本办法为准。本办法由中保集团办公室负责解释。