处理好控制者与被控制者的关系;内控体系与现有制度体系的关系;常规控制与例外控制的关系:“硬控制”与“软控制”的关系;流程和效率的关系;实用性与规范性的关系;定性与定量的关系;现实性与前瞻性的关系是企业做好内控的关键。
随着企业的迅速发展,内部控制的重要性越发突显。对企业来说,内部控制体系建设是一个庞杂的系统工程,涉及的内容和业务复杂。由于企业在经营的领域、业务特点、发展阶段、管理模式、组织架构和现有规章制度等情况不同,每个企业在内部控制体系建设方面必然会存在一定的差异,但结合我国企业内部控制的基础和认识现状,要保证内部控制效果,企业在内部控制体系建设过程中除了要尽量完善内控体系本身外,还必须认真关注并处理好以下八个方面的关系。
控制者VS.被控制者
“以人为本”是内部控制体系建设必须遵守的基本原则和理念。人是观念创新的根本和灵魂。企业经营目标的制定、内部控制制度建设和内部控制机制的完善,都必须依靠人的创造性的工作。内部控制的成败,取决于企业各层次员工的控制意识和行为。所以,必须以人为本,充分发挥人的作用,全面提升员工的综合素质、道德水准和法规意识。
当然,要充分发挥全体员工的作用,必须处理好控制者和被控制者的关系,以充分发挥全体员工的主动性、积极性和创造性。首先,被控制者的意识和行为是基础,控制者的意识和行为是关键。内部控制的最终目的是要由广大员工来实施和落实的,所以被控制者的素质、控制意识和行为是内部控制制度和体系能否落实的重要基础,但控制者的控制意识和行为是内部控制体系有效性的关键,一方面,控制者内部控制的随意性往往会限制内部控制作用的发挥;另一方面,控制者的控制意识和行为会对被控制者产生示范和重要影响。其次,控制者和被控制者的角色不是绝对的,而是相对的。从内部控制制度和体系设计角度看,每一个员工对上一级而言是被控制者,而对下一级而言又是控制者,即使是最基层的员工也会变成某一项具体业务的控制者。当然,企业不同层次的员工对内部控制的实施方式和责任是有差异的。比如,高层管理者内部控制的职责主要是战略制定、法人治理和组织结构的设计;中层管理者内部控制的职责主要是制度拟订和业务协调;基层人员内部控制职责主要是对业务的具体操作。最后,有效的沟通与交流是处理好控制者和被控制者的重要手段。企业领导者注重内部控制,注重对员工的研究,尊重员工的心理需求,加强沟通与交流,可以减少控制者与被控制者之间的隔阂,形成强大的企业合力,保证内部控制效果,促进企业健康、持续和快速发展。
内控体系VS.现有体系
企业内部控制制度是内部控制体系的重要组成部分和重要载体之一。企业内部控制体系建设不是对企业现有制度体系的否定,更不是要把企业现有的规章制度推倒重来。在企业内部控制体系建设中,必须有效衔接,处理好内控体系和现有制度体系的关系。即要对现有规章制度进行系统梳理,按照“整体性”、“针对性”等原则的要求,对其有效性和修订的必要性进行分析。在满足内部控制基本要求的情况下,尽量保持制度体系的稳定性和一致性。一般而言,衡量内部控制制度有效性应达到以下标准:其一,控制触角涉及到企业经营的各个环节和各个方面,不留控制死角,即企业的各项经营管理活动均应纳入内部控制范围;其二,事权划分明确具体,具有很强的操作性;其三,控制程序规范,关键控制点明确,过程控制清晰,控制能防患于未然;其四,具有良好的控制效果,控制功能能得到有效发挥。按照上述标准,在对企业现有规章制度进行系统梳理的基础上,对制度体系进行修订、补充和完善。另外,许多企业都建立了完善的ISO9000体系和HSE体系(职业健康、安全和环境)等,在内部控制体系建设中,必须充分分析各种管理体系在管理目标、管理手段和管理要素等方面的差异,做好有效衔接,从不同侧面共同保证企业的有效运行。
常规控制VS.例外控制
由于内部控制本身存在固有限制,不可能将企业的所有业务和活动全部纳入内部控制体系中。内部控制的主要控制对象是企业的常规业务活动,如果企业发生未预料事项或不常发生的事项,则现有的控制将失去效力。
所以,在内部控制体系建设中,必须处理好常规控制和例外控制的关系,即处理好内部控制中一般授权和特殊授权的关系。一般授权是对办理常规性业务的权力、条件和有关责任者作出的规定,这些规定在管理部门中采用文件形式,或在经济业务中规定一般性交易办理的条件、范围和对该项交易的责任关系。在日常业务处理中可以按照规定的权限范围和有关职责自动办理。特殊授权处理的是非常规性交易事项,比如,重大的筹资行为、投资决策、资本支出和股票发行等。特殊授权也可用于超过一般授权限制的常规交易。内部控制要求明确一般授权和特殊授权的责任和权限,以及每笔经济业务的授权批准程序。例外事项应少,一是发生的次数少,二是发生的额度小。随着业务的开展和管理的深入,应逐步将例外的事项按照规范程序使其流程化和制度化,逐渐转变为一般常规事项。
“硬控制” VS. “软控制”
企业的内部控制按控制的手段不同,可分为“硬控制”和“软控制”两种类型。具体而言,硬控制是内部控制制度中那些“必须”和“硬性” 的规定,要求无论何时何地,也无论是谁都必须遵守的规定。比如,实物盘点制度、定期对账制度等,它客观上规范和约束着企业各层管理人员的工作行为。而软控制主要是指那些属于精神和文化层面的事物,如高级管理层的管理风格、管理哲学、企业文化及内部控制意识等,它主要是靠理念、习惯以及管理者的道德观、价值观等来维系,以发挥其作用。要保证内部控制效果,必须处理好二者的关系,既要不断完善硬性的规章制度,又要注意发挥软控制的作用。大量事实表明,良好的内部控制环境和文化意识,企业管理者良好的综合素质,有利于更有效地控制企业经营活动,有利于经营目标和方针的实现。真正完善有效的内部控制体系建设必须要坚持“软硬兼施”,实行综合控制。
流程VS.效率
企业内部控制体系建设过程中必然会遇到控制流程和管理效率的矛盾问题。良好的内部控制流程对企业既要起到防错防弊,又要起到促进管理效率的作用。在制订企业内部控制制度和体系时必须坚持繁简结合的原则,要在科学分析的基础上,设计流程科学、分工合理的制约方法,切忌过于烦琐。既要克服为了实施控制,而不顾管理效率的教条式的内部控制,又要避免为了强调所谓效率,而没有固化的程序和流程。结合我国企业管理的现状,往往是灵活性过度,而规范性不足,大多企业缺乏的是固化的流程和规范的程序。所以,设计科学合理的控制流程和制度是非常迫切的,但在设计过程中必须注意管理效率的提高,在规范流程的基础上做好授权的安排。企业经营管理是一个复杂的系统,要保证整个系统的正常运行,合理授权是必须的。授权程度的把握是非常重要的,也是非常困难的。授权不足,既影响效率,又影响相关人员的积极性;授权过度,直接制约和影响内部控制效能的发挥。所以,对不同的业务和不同的控制环节要有不同的授权。科学合理的业务管理流程和清晰、适度的授权是保证经营决策有效运作、管理制度有效贯彻,权力制衡关系得到有效落实的重要保障。
实用性VS.规范性
伴随着国内外强化内部控制建设的呼声和浪潮日益高涨,国家各个部门和机构各自从不同角度,对企业内部控制体系和制度建设提出了明确要求。但由于各自对内部控制的理解和关注点不同,也出现了政出多门,甚至相互矛盾的现象,使得企业无所适丛。为便于企业贯彻实施,由财政部牵头联合组成专家组,结合我国国情,在借鉴国外成功经验的基础上,准备制订出一套适合我国国情的相对全面、统一和规范的企业内部控制制度体系,即总体框架,以作为企业制订内部控制制度的依据。2007年3月财政部已向社会发布了《企业内部控制规范—基本规范》和17项具体规范(征求意见稿)。这对于统一各界对内部控制的认识、加强企业内部控制体系建设无疑会起到积极的推动和指导作用。
但由于在制订该总体框架时重点考虑了企业内部控制制度体系的全面性和规范性,而较少考虑企业的具体特点,而企业由于所处的行业、发展阶段、管理水平和内部文化等千差万别,所以企业在内部控制体系建设中必须从效果出发,紧密结合自身特点,在参照规范性指导文件的基础上,着重关注实用性问题。所谓实用性就是指企业设计的具体内部控制制度应当能够满足企业自身的需要,防止所有企业千篇一律和千人一面。
换言之,就是企业自己或委托有关咨询机构进行内部控制体系建设时,应依据国家有关权威机构制定的企业内部控制规范(总体框架),结合自身的特点加以取舍(不得随意取舍)和细化,制订出符合企业自身特点的内部控制制度体系,以满足企业经营管理的需要。只有这样,企业内部控制制度才能既相对统一规范,又能满足企业经营管理的需求。
定性VS.定量
任何事物都是质和量的统一体,单从—个方面评价事物,无法准确地反映其全貌;内部控制体系建设成果也有质和量两个方面,所以对内控体系建设的评价也要从质和量,即定性和定量两个方面开展。
定量评价是收集和处理数据资料,对评价对象做出定量结果的价值判断。定量评价强调以数据为基础,它具有客观化、标准化、精确化、简便化等鲜明的特征。但定量评价往往只关注可测性的状态与行为,强调共性、稳定性和统一性,过分依赖数据计算,有些内容勉强量化后,可能会流于形式,并不能对评价结果作出恰如其分的反映。而定性评价是根据评价者对评价对象的变化、现状以及相关资料的观察和分析,直接对评价对象做出定性结论的价值判断。定性评价利用专家的知识、经验和判断,强调观察、分析、归纳与描述。因而,定性评价是更具有现代人本思想和发展性评价的理念。但定性评价有时使评价结果模糊笼统,弹性较大,难以精确把握。因此,定性评价是评价者根据其价值观与历史观对内部控制体系效果进行的概括性评价,而定量评价是评价者根据数据对其进行具体精细的评价。应从便于评价和注重实效的角度,建立科学的评价指标体系是内部控制体系持续改进的基础与保证。为此在企业内部控制体系建设中,必须要建立一套科学的内部控制评价标准和指标体系。要将定性与定量评价密切结合,取长补短。即该指标体系要从定性和定量两个方面,对内部控制体系的建设、实施情况进行检查与评价。指标体系既要简单明确,反映内部控制体系的水平和效果,便于操作和进行数据处理;又要具有综合性,能综合评价内部控制体系的建设成果和效益;同时还要注意定性和定量以及各评价指标所占权重的适当。
现实性VS.前瞻性
内部控制是促进企业提高管理水平的重要措施。要适应现代社会快速发展和企业内外部环境越来越复杂多变的现实,建立起持续改进、自我完善和提高的动态机制。 企业在内部控制体系建设中,必须要处理好现实性和前瞻性的关系。所谓现实性,就是必须从企业的现实情况入手,把企业内控现状分析作为企业内控体系建设的基础和重要环节。所谓超前性,就是要积极借鉴国内外先进的管理思想和方法,要有超前意识,不能因为一时难以做到或别的企业没做就不予以考虑。要处理好二者的关系,必须本着实事求是的态度,按照总体规划,分步实施的原则,从现实入手,并积极借鉴其他企业的经验与成果,持续改进,不断提高。既要克服一劳永逸,满足现状;又要避免盲目追赶时髦,追求完美和超前,不顾企业实际发展的现实和管理水平,而生搬硬套国外的所谓先进模式。只有紧密结合实际,又积极借鉴国内外先进经验,本着科学、务实的态度建立和设计出来的内部控制体系才能既解决现实问题,又能引导企业向更好更高的管理方向努力,促使企业持续、健康、快速发展。